Jak jsme přestali každý měsíc vozit doklady účetním

Tohle znají skoro všechny malé firmy. Máte pár zaměstnanců, každý měsíc vám přijdou faktury od dodavatelů – většina e-mailem a některé ještě pořád na papíře. Někdo je musí všechny posbírat, vytisknout, zkontrolovat údaje, spárovat s objednávkami, schválit a zařadit k proplacení.

A jednou za měsíc sednete do auta a odvezete je k účetním.

Každoměsíční odvoz dokladů

Kancelář účetních je 10 kilometrů daleko. Za dobrého dne cesta tam a zpět zabere 20 minut, za špatného – zácpa, parkování, čekání – třeba hodinu. Navíc strávíte 15 minut v kanceláři účetních, kde všechno předáte a prohodíte pár slov.

Má to i svá pozitiva, osobní kontakt je někdy přínosný, dáte si kávu, zeptáte se na něco, co Vás zajímá.

Ale někdy na to prostě není čas. Někdy nestíháte a poslední, co potřebujete, je strávit hodinu v autě a vozit někam papíry. Někdy to odložíte o týden, pak o dva, a najednou vás účetní nahání, protože už urgentně potřebuje doklady k uzavření měsíce a podání přiznání DPH.

A pokaždé si říkáte, že musí existovat nějaký lepší způsob.

Co jsme zkusili nejdřív: e-mail

Jasná první volba. Všechno naskenovat, dát do ZIP archivu, poslat e-mailem. Hotovo, nebo ne?

Ne tak docela. ZIP soubor je pro některé e-mailové schránky moc velký. A když ho účetní otevře, má 30 souborů pojmenovaných „scan001.pdf“ až „scan030.pdf“. Bez kontextu, bez možnosti zjistit, která faktura je která, aniž by bylo nutné každou otevřít. A pokud se objeví nějaká otázka, diskuse probíhá e-mailem, který po čase zapadne do historie.

Účetní musí každou fakturu otevřít, dohledat údaje – číslo faktury, datumy, částky, dodavatele, číslo objednávky, atd. a pak je ručně zadat do Pohody nebo jiného účetního programu. E-mail vám ušetřil jízdu autem, ale účetní žádnou práci neušetřil, spíš naopak.

Co jsme zkusili pak: cloudové úložiště

Protože používáme Onedrive a Google Drive, zkusili jsme doklady nahrát na úložiště. Je to lepší – soubory jsou pořád dostupné, není zde žádné omezení velikosti, žádné ZIP archivy. Uděláte složku pro každý měsíc, nahrajete tam faktury a účetní si je vezme, když potřebuje.

Funguje to tak dva měsíce. Pak to začne být trochu zmatečné.

Soubory se občas zařadí do špatné složky. Není kam přidat poznámku ke konkrétní faktuře – „tahle má jiné číslo objednávky, zeptej se Martina“. Není vidět stav zpracování – zpracovala to už účetní, nebo ne? Nevíte. A účetní pořád musí každý detail přepisovat ručně.

Když má účetní otázku, napíše vám e-mail. A diskuse je zase v e-mailu, odpojená od souborů v cloudu. Jste tam, kde jste byli – jen s jedním nástrojem navíc.

Jak se to nakonec vyřešilo

Firma přešla na Verifical a takhle teď vypadá práce s účetními doklady.

Přichází faktury e-mailem? Pak je to ještě jednodušší – máme svou e-mailovou adresu ve Verificalu. Stačí sem fakturu přeposlat, nebo rovnou říct dodavatelům, aby ji posílali v kopii na tuto adresu. Faktura automaticky skončí ve Verificalu, AI z ní přečte údaje a všechno je připravené ke kontrole. Žádné stahování příloh, žádné nahrávání.

Chcete doklad nahrát ručně? Taky to jde – přetáhnete z e-mailu nebo z průzkumníka soubor jednoduše do Verificalu a on se tam automaticky nahraje a zařadí se do požadované složky (faktury přijaté, faktury vydané, pokladní doklady, výpisy atd.).

A co papírové faktury? Vyfotíte je přímo do aplikace nebo je naskenujete a nahrajete. Velmi rychlé a se stejným výsledkem.

Je potřeba k dokladu přidat poznámku? Přidáte ji přímo k dokladu. „Číslo objednávky nesedí – ověřeno s Martinem, schváleno“. Účetní poznámku uvidí hned, jak se do zpracování dokladu pustí. Žádný e-mail není potřeba.

Objevila se otázka? Vrátíte se k dokladu, vidíte jeho historii, přidáte další komentář. Celá diskuse o té faktuře žije přímo u dokladu.

Měsíční jízdy k účetním? Už nejsou potřeba. Účetní má přístup ke všemu hned po nahrání. Žádné ZIP archivy, žádný zmatek v cloudu, žádný čas strávený v dopravních zácpách.

Co se změnilo pro účetní

Úspora času není jen na straně klienta. Výhody oceňují i účetní.

Když faktura dorazí do Verificalu, AI si ji přečte. Číslo faktury, datum, datum splatnosti, částka, DPH, měna, dodavatel, variabilní symbol, apod. Údaje jsou z dokladu vytěžené a předvyplněné. Účetní to zkontroluje a potvrdí, není potřeba vše ručně zadávat. A u ISDOC faktur se data načtou ze strukturovaných XML dat – 100% přesnost, žádná AI, žádné přepisování. Stačí potvrdit.

U 30 faktur měsíčně od jednoho klienta je to znatelný rozdíl. A co pak zpracování dokladů všech klientů – hodiny práce, které jednoduše zmizí.

Dále je možné exportovat data do účetního softwaru. Vytěžená data lze exportovat do Pohody (XML) nebo do CSV. Není pak potřeba nic kopírovat nebo ručně zadávat, nejsou žádné překlepy. Faktury dorazí seřazené, přečtené AI a připravené k importu.

Účetní můžou trávit čas skutečnou účetní prací, ne přepisováním údajů.

Drobnosti, které se hodí

Potvrzení o doručení dokladu. Každé nahrání dokladu má časové razítko. Firma přesně vidí, co se poslalo a kdy. A účetní přesně vidí, co dostala a od koho. Tím skončí tradiční diskuse – „posílal jsem vám to minulý týden“ – „ne, já nic nedostala“.

Verzování. Nahráli jste rozmazaný sken? Můžete ho nahradit kvalitnější verzí. Tu starou si systém uchová v historii, pro jistotu.

Faktury od dodavatelů napřímo. Firma pozvala své největší dodavatele, aby faktury nahrávali přímo do Verificalu. Dodavatelé mají přístup do jednoduchého portálu, takže jen nahrají fakturu a vidí, jestli byla přijatá a zpracovaná. Firma už nemusí nic přeposílat – je o starost méně a vše se urychlí.

Počítejte s námi

Před Verificalem vypadal měsíční postup takhle:

• Sběr a třídění 30 faktur: 2 hodiny
• Cesta k účetní a zpět: 1 hodina
• E-mailová komunikace kolem otázek: 1 hodina měsíčně
• Účetní ručně přepisuje všechny údaje: 2–3 hodiny

Dohromady tedy 6-7 hodin měsíčně mezi firmou a účetní. Větší část z toho lze ušetřit.

Po přechodu většina faktur dorazí automaticky přes sběrný e-mail a skončí tak ve Verificalu, AI ji přečte, vy ji potvrdíte a hotovo. Papírové faktury se rychle naskenují a nahrají. Poznámky zaberou pár minut. Jízda autem úplně zmizela. Otázky se řeší v minutách, ne ve dnech.

Není to ani žádná dramatická proměna. Jen se zmizely činnosti, kterými už dnes není potřeba se zabývat.

Osobní kontakt nezmizel

Jedna věc, které by se majitel firmy neměl vzdát: neztratit osobní kontakt s účetními. Ta měsíční jízda byla taky příležitost prohodit pár slov, zeptat se, nechat si poradit.

Stále se to děje – jen už to není svázané se stresem a hromadou papírů. Zavolají si nebo potkají, když je opravdu o čem mluvit, ne když je potřeba fyzicky přesunout faktury. Setkání jsou navíc lepší, protože jsou o byznysu, ne o chybějících dokladech jako dříve.

Verifical je bezpečná platforma pro výměnu dokladů mezi účetními a jejich klienty. Každý dokument má doklad o doručení, poznámky přímo u souboru, automatické vytěžování dat pomocí AI a export do účetního softwaru. Nahrávejte soubory nebo je nechte posílat na sběrný e-mail. Vyzkoušejte zdarma →